วิธีการเตรียมฐานความรู้

ฐานความรู้คือชุดวัสดุที่ใช้เพื่อให้พนักงาน AI เรียนรู้การตอบคำถามลูกค้าและทำหน้าที่ของตน

กล่าวง่ายๆ คือ ถ้าพนักงาน AI ต้องขาย ปรึกษาหรือช่วยเหลือผู้บังคับบัญชา เขาจะต้องมีข้อมูลพื้นฐาน หากไม่มี เขาจะตอบคำถามอย่างกว้างๆ

---

สิ่งที่รวมอยู่ในฐานความรู้

สามารถเพิ่มสิ่งใดๆ ที่ช่วยให้พนักงานทำงานได้แม่นยำขึ้นในฐานความรู้:

• คำอธิบายผลิตภัณฑ์หรือบริการ;
• คำตอบสำหรับคำถามที่พบบ่อย;
• สคริปต์การขาย;
• การคัดค้านจากลูกค้าและคำตอบที่ถูกต้อง;
• แคตตาล็อกสินค้า;
• กฎการชำระเงิน การจัดส่ง การจองหรือการคืนสินค้า;
• โทนเสียงของบริษัท;
• ระเบียบการภายใน;
• ข้อจำกัด: สิ่งที่ไม่สามารถสัญญาและวิธีการตอบที่ไม่ถูกต้อง.

ยิ่งฐานความรู้ชัดเจนมากเท่าไหร่ พนักงาน AI ก็จะทำงานได้อย่างมั่นใจและเชื่อถือได้มากขึ้น.

---

ทำไมไม่สามารถแค่ "เปิดใช้เน็ตเวิร์ก"

เน็ตเวิร์กสามารถเขียนได้อย่างสวยงาม แต่สำหรับธุรกิจแล้ว นั่นไม่เพียงพอ.

สำหรับผู้ประกอบการ สิ่งสำคัญคือพนักงาน:

• ไม่สับสนกับเงื่อนไข;
• ไม่คิดราคาเอง;
• ไม่สัญญาเกินจริง;
• พูดในสไตล์ของบริษัท;
• รู้ข้อมูลปัจจุบัน;
• เข้าใจเมื่อใดที่ต้องชี้แจงข้อมูล.

ดังนั้น ก่อนที่จะเปิดใช้งานพนักงาน AI จะต้องเตรียมความรู้และกฎเกณฑ์.

---

แหล่งข้อมูลที่สามารถใช้ได้

แหล่งที่มาสามารถเป็นต่างๆ ได้.

เอกสาร

Google Docs, คู่มือ, ระเบียบการ, คำอธิบายบริการ, วัสดุการฝึกอบรม.

ตาราง

Google Sheets, แคตตาล็อก, รายการสินค้า, ราคาสินค้า, ฐานข้อมูลคุณลักษณะ.

ช่อง Telegram

ข่าว, โพสต์, การอัปเดต, เนื้อหาจากผู้เชี่ยวชาญที่สามารถใช้เป็นแหล่งความหมาย.

ฐานความรู้ที่เตรียมไว้

หากบริษัทมีคำตอบ, บทความ, คู่มือ หรือวัสดุภายในอยู่แล้ว สามารถใช้เป็นพื้นฐานได้.

---

ขั้นตอนการเตรียมการ

โดยปกติแล้ว กระบวนการจะมีลักษณะดังนี้:

1. รวบรวมวัสดุเกี่ยวกับธุรกิจ.
2. คัดเลือกเฉพาะสิ่งที่จำเป็นจริงๆ สำหรับพนักงาน.
3. จัดให้ความรู้ในโครงสร้างที่เข้าใจง่าย.
4. เขียนกฎการปฏิบัติและข้อจำกัด.
5. ตรวจสอบคำตอบในคำถามจริง.
6. แก้ไขจุดอ่อน.
7. เปิดใช้งานพนักงานในการทำงาน.

นี่คล้ายกับการอบรมผู้เชี่ยวชาญที่มีชีวิต: เริ่มต้นจะมีการอธิบายผลิตภัณฑ์ กฎและภารกิจให้เขาฟัง จากนั้นตรวจสอบว่าเขาสามารถทำได้ดีแค่ไหน.

---

สิ่งที่สำคัญไม่ควรทำขึ้นมา

ในเอกสาร การขาย และการให้คำปรึกษา ไม่ควรคิดค้นข้อเท็จจริงขึ้นมา.

โดยเฉพาะอย่างยิ่งเกี่ยวกับ:

• ราคา;
• อัตรา;
• ระยะเวลา;
• การรับประกัน;
• ชื่อผลิตภัณฑ์;
• ความสามารถทางเทคนิค;
• สัญญาผลลัพธ์.

หากไม่มีข้อมูลในฐานความรู้ การกระทำที่ถูกต้องคือการชี้แจง, ส่งคำถามไปยังบุคคล หรือพูดอย่างตรงไปตรงมาว่าข้อมูลไม่เพียงพอ.

---

สำคัญที่สุด

ฐานความรู้เปลี่ยนพนักงาน AI จากเน็ตเวิร์กธรรมดาให้เป็นผู้เชี่ยวชาญที่สามารถควบคุมได้.

เขาเริ่มต้นตอบตามข้อมูลของคุณ, ตามสไตล์ของคุณ และตามกฎของคุณ.

เรียนรู้ว่า ข้อมูลใดที่จำเป็นสำหรับการเปิดใช้งาน, วิธีเตรียมฐานความรู้ และ แหล่งข้อมูลใดที่สามารถเชื่อมต่อได้.