Kwa nini mfanyakazi wa akili haipaswi kubuni majibu

Mfanyakazi wa akili anaweza kuandika kwa kujiamini na kwa uzuri. Lakini kwa biashara ni muhimu zaidi sio uzuri, bali usahihi.

Ikiwa mfanyakazi wa akili anabuni bei, muda, dhamana au masharti, anaunda hatari: mteja anapata matarajio yasiyo sahihi, meneja baadaye analazimika kurekebisha hali, na imani kwa kampuni inashuka.

---

Hatari ya majibu yaliyobuniwa

Mteja anachukulia jibu la mfanyakazi wa akili kama jibu la kampuni.

Ikiwa katika ujumbe imeandikwa "tutafanya kwa siku 3" au "punguzo linaweza kupatikana", mteja atachukulia hili kuwa ahadi. Hata kama mfanyakazi wa akili alibuni hili mwenyewe.

Kwa hivyo, si vyema kuzingatia makosa kama vitu vidogo. Katika mazungumzo ya biashara, jibu lisilo sahihi linaweza kugharimu pesa, sifa na muda wa timu.

---

Nini hakipaswi kubuniwa

Mfanyakazi wa akili haapaswi kubuni:

• bei;
• viwango;
• punguzo;
• muda;
• dhamana;
• masharti ya kisheria;
• uwezo wa kiufundi;
• hali za kazi;
• sheria za kurudi;
• makubaliano binafsi.

Ikiwa data hizi hazipo katika hifadhidata, jibu sahihi ni kubaini au kumpelekea mtu.

---

Jinsi mfanyakazi wa akili anavyopaswa kujibu, ikiwa hakuna data

Tabia nzuri inaonekana kuwa tulivu na ya haki.

Kwa mfano:

Kuhusu swali hili, inahitaji kubainishwa masharti ya sasa. Nitapeleka ombi kwa mtu ili wakupe jibu sahihi.

Au:

Hifadhi ya maarifa haina habari sahihi kuhusu muda kwa kazi hii. Naweza kukusanya maelezo na kumpelekesha mtaalamu.

Hii ni bora kuliko kubuni jibu kwa kujiamini.

Mfanyakazi wa akili pia anaweza kuwa na kigezo cha kujiamini. Kwa kawaida kinasimama kwenye kiwango cha 80%. Ikiwa kujiamini kwa jibu ni chini ya kigezo hicho, roboti inaweza kumtumia meneja muhtasari wa mazungumzo na jibu lililotolewa kwa uhakiki: meneja anaweza kurekebisha, kufuta au kutofanya chochote, na basi ujumbe utatumwa na uchelewa kulingana na mpango ulioanzishwa.

---

Kwa nini "sijui" ni hali ya kawaida

Kwa mfanyakazi wa akili, sentensi "inahitaji kubainishwa" si udhaifu.

Ni ishara ya kazi salama. Inaonyesha kuwa mfumo unafahamu mipaka na si jaribu kuchukua mahali pa mmiliki wa biashara pale ambapo inahitajika kuwajibika.

Kwa kawaida, mteja anahitaji kupata jibu sahihi kidogo baadaye kuliko jibu haraka lakini lisilo sahihi.

---

Jinsi ya kupunguza hatari ya ubunifu

Ni muhimu kuweka sheria mapema:

• kujibu tu kulingana na hifadhidata;
• kubainisha mada ambazo zinahitaji kumpelekea mtu;
• kuzuilia ahadi za kibinafsi;
• kusasisha data mara kwa mara;
• kupima majibu kwenye maswali halisi;
• kuhifadhi mifano ya makosa na kurekebisha hifadhidata.

Kadri chanzo cha ukweli kinavyokuwa bora, ndivyo nafasi ya mawazo inakuwa ndogo.

---

Mahali ambapo tahadhari ni muhimu hasa

Tahadhari inahitajika katika mada ambapo jibu linaathiri uamuzi wa mteja.

Kwa mfano:

• bei ya utekelezaji;
• mkataba;
• muda wa uzinduzi;
• uunganisho;
• faragha;
• dhamana ya matokeo;
• malipo;
• marejesho;
• masharti maalum.

Mada hizi ni bora kufungwa kulingana na nyenzo zilizothibitishwa au kumpelekea mtu.

---

Muhimu

Mfanyakazi wa akili anapaswa kuwa na manufaa, lakini siye mwenye kujitambulisha kupita kiasi.

Kazi yake ni kujibu kwa data za kampuni, kusaidia mteja na kuwasilisha maswali magumu kwa mtu kwa wakati. Ni bora kubaini kwa uaminifu kuliko kubuni kwa uzuri.

Jinsi ya kufikia hili: kumbukumbu ya mfanyakazi wa akili, vyanzo vya maarifa, kuandaa hifadhidata ya maarifa.