หลังจากการสนทนา จะต้องมีประวัติการสนทนาเท่านั้น

หลายการขายและการให้คำปรึกษาในปัจจุบันเกิดขึ้นในแอปพลิเคชันข้อความ แต่หากหลังจากการสนทนาไม่มีข้อมูลใด ๆ ที่เข้าสู่ระบบ ธุรกิจก็จะสูญเสียการจัดระเบียบอย่างรวดเร็ว

แชทเก็บบันทึกการสนทนา แต่ไม่สามารถตอบคำถามในการจัดการได้เสมอไป: ลูกค้าเป็นใคร มาจากที่ไหน ต้องการอะไร ขณะนี้อยู่ที่ขั้นตอนไหน และควรทำอย่างไรต่อไป

---

ทำไมการสนทนาเพียงอย่างเดียวจึงไม่เพียงพอ

การสนทนาเป็นวิธีที่สะดวกในการสื่อสาร แต่ไม่สะดวกในการควบคุม

เมื่อมีคำขอเข้ามามากขึ้น ปัญหามักเกิดขึ้น:

• หายากที่จะหาการสนทนาที่ต้องการ;
• ไม่เข้าใจว่าใครรับผิดชอบ;
• ไม่มีแหล่งที่มาของการติดต่อ;
• ขั้นตอนถัดไปมักจะถูกลืม;
• ผู้จัดการลาออก — บริบทหายไป;
• เจ้าของไม่เห็นภาพรวมเกี่ยวกับลูกค้า.

ดังนั้นหลังจากการสื่อสารจึงจำเป็นต้องมีบันทึกที่มีโครงสร้างสั้น ๆ

---

สิ่งที่ควรคงอยู่หลังจากการสนทนา

บันทึกที่เป็นประโยชน์ขั้นต่ำอาจรวมถึง:

• การติดต่อของลูกค้า;
• แหล่งที่มาของการติดต่อ;
• ความสนใจ;
• สรุปอย่างย่อ;
• ขั้นตอนในช่องทาง;
• ขั้นตอนถัดไป;
• ผู้รับผิดชอบ;
• วันที่มีการติดต่อครั้งล่าสุด.

นี่ก็ทำให้การสนทนากลายเป็นกระบวนการทำงาน

---

ที่ไหนที่ช่วยได้จากผู้ช่วยทางปัญญา

ผู้ช่วยทางปัญญาสามารถทำการสรุปหลังการสนทนาและช่วยกรอกข้อมูลใน CRM หรือระบบภายใน

เขาสามารถสังเกต:

• ลูกค้าสนใจในการสนับสนุน;
• ต้องการที่ปรึกษาทางปัญญา;
• การทำงานใน Telegram มีความสำคัญ;
• ลูกค้าถามเกี่ยวกับ CRM;
• ต้องการส่งต่อให้คน;
• ขั้นตอนถัดไปคือการให้คำปรึกษา.

ดังนั้นข้อมูลจะปรากฏใกล้เคียงกับเวลาการสื่อสาร แทนที่จะเป็นวันหลายวันที่ทุกอย่างถูกลืมไปแล้ว

---

สำคัญที่จะไม่ทำให้กระบวนการยุ่งเหยิงเกินไป

CRM ไม่ควรกลายเป็นการลงโทษสำหรับผู้จัดการ

หากต้องกรอกข้อมูลมากเกินไปด้วยตนเอง ระบบก็จะหยุดทำงานอย่างรวดเร็ว

ผู้ช่วยทางปัญญามีประโยชน์เพราะสามารถเตรียมโครงสร้างให้ได้: คนจะต้องตรวจสอบและแก้ไขเมื่อจำเป็น

---

สิ่งสำคัญที่สุด

หลังจากการสนทนาจะต้องมีบันทึกไม่เพียงแค่การสนทนา แต่เป็นบันทึกที่เข้าใจได้สำหรับธุรกิจ

เมื่อแหล่งที่มา ความสนใจ สรุปและขั้นตอนถัดไปถูกบันทึกทันเวลา คำขอน้อยลงที่จะหายไป และทีมเข้าใจดีขึ้นว่าเกิดอะไรขึ้นกับลูกค้า

อ่านเพิ่มเติม: ผู้ช่วยทางปัญญาและ CRM, ผู้ช่วยทางปัญญาช่วยดูแล CRM ได้อย่างไร.