Nach der Korrespondenz sollte nicht nur die Chat-Historie bleiben

Viele Verkäufe und Beratungen finden heute über Messenger statt. Aber wenn nach dem Dialog nichts ins System übertragen wird, verliert das Geschäft schnell die Ordnung.

Der Chat speichert die Korrespondenz, beantwortet aber nicht immer die Managementfragen: Wer ist der Kunde, woher kam er, was wollte er, in welcher Phase befindet er sich und was ist der nächste Schritt.

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Warum eine Korrespondenz nicht ausreicht

Die Korrespondenz ist praktisch für die Kommunikation, aber unpraktisch für die Kontrolle.

Wenn die Anfragen zunehmen, treten Probleme auf:

• schwer, den benötigten Dialog zu finden;
• unklar, wer verantwortlich ist;
• die Quelle der Anfrage ist nicht sichtbar;
• der nächste Schritt wird vergessen;
• der Manager geht — der Kontext geht verloren;
• der Eigentümer sieht das Gesamtbild der Kunden nicht.

Deshalb benötigt man nach dem Gespräch eine kurze, strukturierte Nachverfolgung.

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Was nach dem Dialog bleiben sollte

Eine minimal nützliche Aufzeichnung könnte Folgendes enthalten:

• Kontaktdaten des Kunden;
• Quelle der Anfrage;
• Interesse;
• kurze Zusammenfassung;
• Phase im Verlauf;
• nächster Schritt;
• Verantwortlicher;
• Datum des letzten Kontakts.

Das verwandelt die Korrespondenz bereits in einen Arbeitsprozess.

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Wo der Neuro-Mitarbeiter hilft

Der Neuro-Mitarbeiter kann nach dem Dialog eine Zusammenfassung erstellen und helfen, das CRM oder das interne System auszufüllen.

Er kann Folgendes bemerken:

• der Kunde interessiert sich für Unterstützung;
• ein Neuro-Berater wird benötigt;
• die Arbeit in Telegram ist wichtig;
• der Kunde fragte nach CRM;
• eine Übergabe an eine Person ist nötig;
• der nächste Schritt ist die Beratung.

So erscheinen die Daten näher am Zeitpunkt der Kommunikation und nicht erst einige Tage später, wenn bereits alles vergessen ist.

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Wichtig ist, den Prozess nicht zu überlasten

Das CRM sollte für den Manager nicht zu einer Bestrafung werden.

Wenn zu viele Felder manuell ausgefüllt werden müssen, hört das System schnell auf zu leben.

Der Neuro-Mitarbeiter ist genau deshalb nützlich, weil er die Struktur vorbereiten kann: Der Person bleibt es, zu überprüfen und gegebenenfalls zu korrigieren.

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Das Wichtigste

Nach dem Chat sollte nicht nur die Korrespondenz, sondern auch eine verständliche Aufzeichnung für das Geschäft bleiben.

Wenn Quelle, Interesse, Zusammenfassung und der nächste Schritt rechtzeitig festgehalten werden, gehen weniger Anfragen verloren und das Team versteht besser, was mit den Kunden passiert.

Mehr dazu: Neuro-Mitarbeiter und CRM, Wie Neuro-Mitarbeiter helfen, CRM zu führen.